Eine neue Software ermöglicht Gastronomen, ihre Buchhaltung einer ganz genauen Prüfung zu unterziehen: Das Kontroll­instrument aus dem Hause BMD untersucht große Zahlenmengen auf ihre Plausibilität hin und gibt Hinweise auf etwaige Fehlbuchungen – basierend auf einem mathematisch-statistischen Verfahren.

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Ein schneller Griff in die Handkassa oder Scheinrechnungen, die in der Buchhaltung erfasst werden – die Möglichkeiten, das hauseigene Rechnungswesen  zu manipulieren, sind mannigfaltig. Wobei hiermit keinesfalls ein Generalverdacht gegen Mitarbeiter, die in kaufmännischen Berufen tätig sind, ausgesprochen werden soll. Aber um eine korrekte und vor dem Finanzamt bestandskräftige Buchhaltung zu gewährleisten, können Gastronomen auf digitale Werkzeuge zurückgreifen, die ihnen Einblicke in etwaige Unregelmäßigkeiten gibt.

Konkreter Verdachtsfall

„Unsere Tools sind quasi wie eine Vor- sorgeuntersuchung für das Rechnungswesen“, fasst Mag. Roland Beranek, Leiter der Akademie der Software-Schmiede BMD Systemhaus GmbH, mit der Zentrale in Steyr und sieben weiteren Standorten in Österreich, Deutschland, Ungarn, Tschechien, der Slowakei und der Schweiz, zusammen. Laut Beranek müssten einige Komponenten zusammenspielen, um einen konkreten Verdachtsfall zu ergeben. „Zuerst muss der Mitarbeiter die Gelegenheit haben, um überhaupt in die Situation zu gelangen, die Buchhaltung negativ zu beeinflussen. Weiters braucht er einen gewissen Druck, oft finanzieller Natur, oder einen bestimmten Anreiz bzw. ein Motiv. Schlussendlich hängt auch viel von der inneren Einstellung des Betreffenden ab, wie er sein Tun rechtfertigt – oftmals nach dem Motto ,Andere machen es ja auch‘“. Um geschäftsschädigendem Verhalten vorzubeugen, haben die Experten aus dem Hause BMD eine Software entwickelt, die eine genaue Datenanalyse ermöglicht. „Vorbei sind die Zeiten, in denen der Griff in die Kassa unentdeckt blieb“, ist Beranek überzeugt. „Unser aktuelles Software-Tool, basierend auf dem Benfordschen Gesetz, ermöglicht es, einen regelmäßig auftretenden Diebstahl aus Registrierkassen zu entlarven. Entwickelt wurde das Tool zur Datenforensik, da etliche unserer Kunden ein manipulationssicheres und praxistaugliches Kontrollinstrument benötigten.“ Hauptsächlich eingesetzt wird das Programm von Branchen mit Bargeldverkehr, wie beispielsweise in der Gastronomie mit ihren Registrierkassen.

Mathematisch-statistische Methode

Finanzexperte Beranek geht davon aus, dass fast jedes zweite Unternehmen der bargeldlastigen Branchen im Laufe der Firmengeschichte vom Griff in die Kassa betroffen ist. „Dabei muss man sich die BMD Prüfsoftware ARS quasi als ein Minensuchgerät vorstellen, das große Zahlenmengen auf ihre Plausibilität prüft“, erläutert Beranek die Funktionsweise. Denn es gilt das sogenannte Newcomb- Benford-Gesetz, benannt nach dem US-amerikanischen Physiker und Elektrotechniker Frank Benford (1883-1948) und dem kanadischen Astronomen und Mathematiker Simon Newcomb (1835-1909): In vielen Zahlenbeständen eines Unternehmens beginnen rund 30 Prozent aller Beträge mit der Ziffer 1, jedoch nur rund 4,5 Prozent mit der Ziffer 9. Nicht nur die erste Ziffer, sondern auch die zweite bzw. erste und zweite Ziffer unterliegen einer gewissen Häufung. Zahlen mit der Anfangsziffer 1 treten etwa 6,5 mal so häufig auf, wie solche mit der Anfangsziffer 9. Dieser Ansatz stellt einen wichtigen Teil der mathematisch-statistischen Methoden dar, um einen allgemeinen Datenbetrug aufzudecken. In der Praxis wurde das Newcomb-Benford- Gesetz auch eingesetzt, um die Manipulation der Wirtschaftsdaten Griechenlands vor einigen Jahren nachzuweisen. Mit Hilfe dieses Gesetzes wurde auch das „kreative“ Rechnungswesen bei einem US-amerikanischen Energiekonzern sowie bei einem Telekomanbieter aufgedeckt.

Vier-Augen-Prinzip

In der Realität kommt Betriebskriminalität durchaus häufig vor. So gehen Studien davon aus, dass nur zehn Prozent der Fälle aufgedeckt werden und davon wiederum nur bei zehn Prozent der Schaden wieder gut zu machen ist. „Basis jeder Rechnungskontrolle ist das Vier-Augen-Prinzip, das das Risiko von Fehlern und Missbrauch reduzieren soll. Auch sollte nicht der Rechnungsfreigeber eine Rechnung überweisen dürfen“, resümiert Roland Beranek. Praktisch werden noch in vielen Unternehmen diese beiden einfachen Standards nicht eingehalten. „Schon mit einer Eingangsrechnungskontrolle (ER-Kontrolle) könnten allerhand Betrügereien verhindert werden“, weiß der Finanzexperte.

Definierter Ablauf

Erster Schritt ist daher die Festlegung eines Ablaufs. Dieser definiert, welchen Weg bestimmte Rechnungen nehmen müssen, wer die Rechnungen zur Bearbeitung bekommt und wer sie schließlich zur Zahlung freigibt. Eingangsrechnungen in Papierform werden eingescannt, digitale Rechnungen ins System importiert und dann weitergeleitet. Die zuständigen Mitarbeiter erhalten eine Aufgabe und eine entsprechende Benachrichtigung per E-Mail. Auf diese Weise erfolgt die Erfassung der Eingangsrechnungen mit Eingabe der Daten, Kontierung und Freigabe. Schließlich steht einer Überleitung in die Buchhaltung nichts mehr im Wege. www.bmd.com